Anforderungen an Rechnungen und Leistungsscheine

am 01.07.2014 von Ramona Augusto

 

Ein IT-Spezialist erbringt eine Dienstleistung, stellt eine Rechnung und wird vom Projektanbieter bezahlt – das ist der gängige Weg, wie der Selbstständige ordnungsgemäß und steuerlich einwandfrei an sein Geld kommt.

Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gilt, dass keine Buchung ohne Beleg zu erfolgen hat. Einer der häufigsten Belege ist die Rechnung. Damit Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden, müssen diese Dokumente einige Pflichtangaben enthalten.

 

Rechnungsanforderungen:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger) 
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers 
  • das Ausstellungsdatum 
  • eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer 
  • die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen 
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen 
  • Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind 
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung 
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen 
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag 
  • bei Reiseaufwendungen immer die Belege in Kopie beifügen, - bei eigenem Fahrzeug die km angeben
  • ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

 

Rechnungen, die als Datei oder E-Mail versendet werden, benötigten bis vor kurzem eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung.  Dies wird zwischenzeitlich auch ohne Signatur anerkannt – das Dokument darf allerdings vom Empfänger nicht veränderbar sein. 

 

 

Vergütung nach Aufwand

Bei einer Vergütung nach Aufwand werden in aller Regel nur so genannte Einheitspreise vereinbart, die für den  Zeitaufwand jeweils den Preis pro Einheit, also z.B. Preis pro Personen/Tag festlegen. Für den Auftragnehmer hat eine derartige Preisgestaltung den Vorteil, dass er praktisch kein Kalkulationsrisiko hinsichtlich des Arbeitsaufwandes hat, da dieser ihm in jedem Fall voll vergütet wird.  

 

Die Abrechnung der Vergütung nach Aufwand erfolgt anhand von Leistungsnachweisen, die den geleisteten Aufwand dokumentieren. Beide Parteien sollten Interesse daran haben, dass ein solcher Leistungsnachweis vom Auftraggeber genehmigt wird. Dies ermöglicht dem Auftraggeber eine gewisse Kontrolle und dem Auftragnehmer die Sicherheit, dass die Erbringung seiner Leistungen nicht vom Auftraggeber bestritten werden kann. 

 

Bei der Vergütung nach Aufwand kann eine Obergrenze vereinbart werden (so auch Ziffer 6 der Einkaufsbedingungen der öffentlichen Hand für IT-Dienstleistungen, EVB-IT Dienstleistung). Hier gibt es Regelungen, z.B. in Ziffer 6 der EVB-IT Dienstleistungen, die festlegen, dass der Auftragnehmer auch bei Erreichen dieser Grenze zur vollständigen Erbringung seiner Leistungen verpflichtet ist. Dies bedeutet, dass der Auftragnehmer auch nach Erreichen der Obergrenze weiter leisten muss. Eine solche Klausel ist für den Auftragnehmer äußerst unangenehm.

 

Was ist bei einer Vergütung nach Zeitaufwand zu beachten?

Bei einer Vergütung nach Zeitaufwand ist insbesondere die "Arbeitszeit" zu definieren. Es muss zwischen den Vertragspartnern geklärt werden, wie mit Anfahrts- und Reisezeiten umgegangen werden soll. Des Weiteren ist zu klären, wie vom Kunden verursachte Wartezeiten, beispielsweise aufgrund fehlender oder nur mangelhafter Mitwirkungsleistungen, abrechnungstechnisch zu bewerten sind.

Mischformen zwischen Vergütung nach Zeitaufwand und Pauschalpreisen sind zulässig.

 

Welche Schwierigkeiten entstehen in der Praxis bei einer Vergütung nach Zeitaufwand?

In der Praxis entstehen immer wieder Probleme, wenn die Vertragspartner sich nicht über den Umfang der angefallenen Arbeitszeiten einigen können. Gerade bei langfristigen Projekten ist häufig seitens des Auftraggebers kein kompetenter Ansprechpartner da, der Leistungsnachweise abzeichnet und so dem Auftragnehmer eine sichere Basis für seine Rechnungsstellung gibt. Hier empfiehlt es sich, bereits bei Vertragsschluss die Dokumentationsart zu klären. Beispielsweise kann im Projektvertrag festgelegt werden, dass ein Leistungsnachweis 14 Tage nach Zugang und Übersendung durch den Auftragnehmer als rechtsverbindlich gilt, wenn der Auftraggeber diesen nicht beanstandet. Eine solche Regelung hat sich in der Praxis bewährt, da es für den Auftraggeber mit mehreren Hierarchiestufen häufig einfacher ist, keine Äußerung zu einem Leistungsnachweis zu geben, als eine ausdrückliche Genehmigung zu erteilen.

 

Anforderungen an die Leistungsbeschreibung

Zum Vorsteuerabzug berechtigt ist nur, wer eine Rechnung i. S. des Umsatzsteuergesetzes besitzt, in der u. a. der Umfang und die Art der sonstigen Leistung angegeben ist. Solche Leistungsbeschreibungen sind erforderlich, um die Erhebung der Umsatzsteuer und ihre Überprüfung durch die Finanzverwaltung zu sichern. Bei Betriebsprüfungen schaut das Finanzamt immer genauer hin. Werden Rechnungen nicht ordnungsgemäß ausgestellt, versagt der Fiskus den Vorsteuerabzug.

 

Eine Rechnung muss Angaben tatsächlicher Art enthalten, welche die Identifizierung der abgerechneten Leistungen ermöglicht. Dazu können andere Geschäftsunterlagen herangezogen werden. Voraussetzung ist dabei lediglich, dass die Rechnung selbst auf diese anderen Unterlagen verweist und diese eindeutig bezeichnet. Solche Vertragsunterlagen müssen zwar existent, aber den Rechnungen nicht beigefügt sein. Das FA muss daher ordnungsgemäß in Bezug genommene Vertragsunterlagen bei der Überprüfung der Leistungsbeschreibung berücksichtigen.

 

Bitte beachten Sie! Eine allgemeine Beschreibung von Leistungen in einer Rechnung wie z. B. „Beratungsleistung“ genügen allein nicht den Anforderungen an die Leistungsbeschreibung in einer zum Vorsteuerabzug geeigneten Rechnung, denn durch derartige Bezeichnungen wird eine mehrfache Abrechnung der damit verbundenen Leistungen nicht ausgeschlossen.

 

Weiterberechnung von Nebenleistungen

Bei einer Weiterberechnung stellt man zusätzlich zu seinem Honorar an den Kunden Ausgaben in Rechnung, die für diesen Auftrag angefallen und im Rahmen der Leistungsvereinbarung zur Weiterberechnung vorgesehen sind. Üblicherweise handelt es sich hierbei um Reisekosten oder andere Nebenleistungen, die mit der eigenen Hauptleistung in Verbindung stehen. Um die getätigten Ausgaben zu belegen, fügt man der Weiterberechnung eine Kopie der entsprechenden Belege bei – die Originale verbleiben in der eigenen Buchhaltung (Ausgaben). Durch die Weiterberechnung an den Kunden werden diese neutralisiert – denn  die Kosten hat letztendlich der Kunde getragen.

Man hat das eigene Honorar somit um die weiterberechneten Ausgaben erhöht. Damit der Kunde nicht Umsatzsteuer auf Umsatzsteuer bezahlt, sind immer die Nettoausgaben in die Weiterberechnung mit einzubeziehen. Außer es handelt sich um Ausgaben im Ausland, hier wird der tatsächlich angefallene Betrag in Rechnung gestellt.

 

Was ist mit der Vergütung bei festgebuchten Dienstleistungstagen, die dann kurzfristig storniert werden? 

Diese entfällt, es wird nur die tatsächliche Leistung beglichen.

 

Wie sieht der Vergütungsanspruch bei Dienstleistung aus, wenn der Kunde unzufrieden ist?     

In diesem Fall sollte man eine gütliche Einigung erzielen und im Gespräch folgende Punkte klären:

  • genaue Definition der Mängel
  • Nacharbeit anbieten (dies geht dann zu eigenen Lasten)
  • War die Anforderung des Kunden genau definiert

 

Wie kann der Endkunde Stunden unterschreiben, wenn ein Teil der Leistung nicht vor Ort erbracht wird - das kann er ja schlecht nachprüfen?  

Hier kann eine Arbeitsprobe der Leistungen angefordert werden oder eine Dokumentation der einzelnen Arbeitschritte.

 

Ramona Augusto, Marketing/Social Media Manager


Nachdem ich mehrere Jahre als SAP Consultant für die Module SD/CS deutschlandweit im Einsatz war, erfolgte 2005 der Wechsel zur axantis AG als Key Account Manager. Das Recruiting passender Experten für die Kunden: SAP, HP, CGI und CSC gehörte hier ebenso zu meinen Aufgaben, wie die Betreuung der Kollegen vor, während und nach dem Projekteinsatz.

Seit Oktober 2012 bin ich nun für den Bereich Social Media Marketing zuständig und freue mich auf meine neuen Aufgabenbereiche, wie zum Beispiel diesen Blog, der zum Ziel hat, Beziehungen zwischen unseren freiberuflichen und festen KollegINNen herzustellen, zu beleben und weiter zu vertiefen.

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